Office Manager - IQ Messenger

IQ Messenger (dochteronderneming van AnywhereNow) is dé specialist in kritische communicatie.
Wij ontwikkelen een krachtig softwareplatform dat organisaties helpt om alarmen, meldingen en berichten razendsnel en betrouwbaar te verspreiden naar de juiste personen en apparaten. Denk aan ziekenhuizen en zorginstellingen: plekken waar elke seconde telt en waar onze technologie letterlijk levens kan redden.

Ons hoofdkantoor bevindt zich in Dordrecht, maar onze impact reikt ver: klanten in 24 landen vertrouwen dagelijks op IQ Messenger voor hun meest cruciale communicatieprocessen. Met een team van 23 collega’s werken we continu aan innovatieve oplossingen die het verschil maken voor toonaangevende organisaties in de zorg, industrie en overheid.

Jouw rol als Office Manager:

Als Office Manager bij IQ Messenger ben jij het kloppend hart van onze organisatie. Jij regelt niet alleen dat het kantoor soepel functioneert, maar bewaakt ook onze financiële processen en facturatie. Van het organiseren van werkplekken en het onderhouden van leveranciersrelaties tot het aansturen en coachen van onze administratief medewerker: jij hebt overzicht, neemt eigenaarschap en zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Waarom is deze rol zo gaaf? Omdat jij een sleutelpositie hebt in een innovatieve scale-up waar geen dag hetzelfde is. Je combineert operationele taken met financiële verantwoordelijkheid, werkt direct samen met de CEO en hebt ruimte om processen slimmer en efficiënter te maken. Jouw werk heeft directe impact op de tevredenheid van collega’s, klanten én leveranciers.

Kerntaken & verantwoordelijkheden

• Kantoorbeheer: aanspreekpunt voor alle officetaken (onderhoud, post, voorraad, apparatuur), indeling en werkplekken organiseren, coördinatie met IT voor hardware/software.

• Leveranciers & faciliteiten: contactpersoon voor schoonmaak, catering en onderhoud; beheren van contracten en prijsafspraken.

• financiën: primair verantwoordelijk voor facturatieproces, debiteurenbeheer en ondersteuning van het centrale finance team.

• Leidinggeven & coachen: aansturen, plannen en ontwikkelen van de administratief medewerker; kwaliteitsbewaking van administratieve processen (orderverwerking, contractverlengingsvoorstellen uitbrengen, verwerken en factureren).

• Procesoptimalisatie: signaleren en implementeren van verbeteringen.

• Organisatie & support: vergaderingen en afspraken plannen, bezoekers ontvangen, HR-support en onboarding, organiseren van interne events en ondersteunen bij de organisatie van externe events.

Vereisten:

• Minimaal 5 jaar ervaring als Office Manager, Front Office Manager of Administratief Medewerker.

• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook en Excel).

• Ervaring met facturatie en basis boekhoudkundige processen.

• Ervaring met leidinggeven of coördineren van administratieve teams.

• Talen: vloeiend Nederlands; goede beheersing van Engels.

• Integriteit & betrouwbaarheid; bereidheid tot VOG.

Competenties & gedrag

• Servicegericht & communicatief sterk.

• Proactief eigenaarschap.

• Nauwkeurig & discreet.

• Stressbestendig & veerkrachtig.

• Sterk in time management en prioriteren.

• Onderhandelen & relatiemanagement.

Aanbod:

• Salaris: €2.850 – €3.850 bruto per maand (afhankelijk van ervaring)

• Vakantiegeld: 8% van het bruto jaarsalaris

• Vakantiedagen: 28 dagen per jaar

• Pensioenregeling: Deelname aan een pensioenregeling

Word jij onze nieuwe Office Manager?
Wil jij graag zorgen voor structuur, efficiëntie en een fijne werkomgeving binnen een innovatieve omgeving?

Solliciteer vandaag en word onze nieuwe Office Manager!